Terms & Conditions – Design Services
These Terms and Conditions ("T&C") govern all agreements between Alina Holtmann ("Designer") and the Client. By engaging the Designer’s services, the Client agrees to these terms. Any conflicting conditions from the Client are expressly rejected unless agreed upon in writing. These T&C apply to all current and future agreements, even if not explicitly referenced.
- Covers one-time projects (e.g., branding, website design, illustrations, etc.).
- Includes payment terms, IP ownership, revisions, cancellation policy, liability, etc.
- Acts as your standard contract for all non-subscription clients.
1. Scope of Services
1.1 The Designer provides graphic design, web design, art direction, and illustration services as outlined in the project agreement or proposal.
1.2 The Designer retains full artistic and creative freedom within the agreed scope. Requests outside this scope require a new agreement or additional fees.
1.3 The Client is responsible for ensuring the legal compliance of the work (e.g., trademark, copyright, competition law) and its technical feasibility.
1.4 The Designer may subcontract third-party services (e.g., developers, printers) on behalf of and at the Client’s expense with prior consultation.
1.5 The Designer is not responsible for ensuring the commercial success or effectiveness of the Client’s branding, marketing, or website.
1.2 The Designer retains full artistic and creative freedom within the agreed scope. Requests outside this scope require a new agreement or additional fees.
1.3 The Client is responsible for ensuring the legal compliance of the work (e.g., trademark, copyright, competition law) and its technical feasibility.
1.4 The Designer may subcontract third-party services (e.g., developers, printers) on behalf of and at the Client’s expense with prior consultation.
1.5 The Designer is not responsible for ensuring the commercial success or effectiveness of the Client’s branding, marketing, or website.
2. Revisions, Acceptance & Defects
2.1 The Client is entitled to [X] revision rounds as defined in the project scope. Additional revisions or changes beyond this will be billed at €90/hour.
2.2 The Client must inspect and approve all deliverables within 5 business days. If no objections are raised within this period, the work is considered accepted.
2.3 Defects must be reported within 14 days of delivery for obvious defects or upon discovery for hidden defects.
2.4 Acceptance cannot be refused for artistic reasons or minor deviations from initial expectations.
2.2 The Client must inspect and approve all deliverables within 5 business days. If no objections are raised within this period, the work is considered accepted.
2.3 Defects must be reported within 14 days of delivery for obvious defects or upon discovery for hidden defects.
2.4 Acceptance cannot be refused for artistic reasons or minor deviations from initial expectations.
3. Intellectual Property & Usage Rights
3.1 Ownership of Design Work
The Designer retains all intellectual property rights until full payment is received.
Upon full payment, the Client receives a non-exclusive, limited usage right as specified in the agreement.
3.2 Limitations on Use
The Client may not modify, resell, or sublicense the work without written permission.
Open files and source data (e.g., AI, PSD, Figma files) are not included unless agreed upon in writing.
3.3 Illustration Licensing
The Client receives a non-exclusive, non-transferable license only for the agreed-upon purpose (e.g., website, campaign, print materials).
Any additional use (e.g., resale, adaptation, merchandise) requires a separate licensing agreement and additional fees.
The Designer retains the right to sell, license, or reuse unused concept illustrations unless an exclusivity agreement is in place.
3.4 Client Responsibility
The Client is responsible for ensuring that any final designs do not infringe on third-party trademarks, copyrights, or intellectual property rights.
The Designer does not conduct legal trademark searches and shall not be held liable for any related claims.
The Designer retains all intellectual property rights until full payment is received.
Upon full payment, the Client receives a non-exclusive, limited usage right as specified in the agreement.
3.2 Limitations on Use
The Client may not modify, resell, or sublicense the work without written permission.
Open files and source data (e.g., AI, PSD, Figma files) are not included unless agreed upon in writing.
3.3 Illustration Licensing
The Client receives a non-exclusive, non-transferable license only for the agreed-upon purpose (e.g., website, campaign, print materials).
Any additional use (e.g., resale, adaptation, merchandise) requires a separate licensing agreement and additional fees.
The Designer retains the right to sell, license, or reuse unused concept illustrations unless an exclusivity agreement is in place.
3.4 Client Responsibility
The Client is responsible for ensuring that any final designs do not infringe on third-party trademarks, copyrights, or intellectual property rights.
The Designer does not conduct legal trademark searches and shall not be held liable for any related claims.
4. Fees & Payment Terms
4.1 Project-Based Fees
The total fee includes the agreed design services and granted usage rights.
Additional work such as extra revisions, last-minute modifications, format conversions, or additional versions will be billed at €90/hour.
Major scope changes require a new contract or additional fees.
4.2 Payment Schedule
Payments are due as specified in the invoice (e.g., 50% upfront, 50% on delivery).
Invoices are payable within 14 days. Late payments incur a 5% late fee per month.
The Designer reserves the right to suspend ongoing work or withhold final deliverables until full payment is received.
4.3 Project Delays & Cancellation Fees
If the Client causes delays, the Designer may charge a €720/day fee for holding project slots.
If the Client terminates the contract, the Designer is entitled to full compensation for work completed up to the termination date.
The total fee includes the agreed design services and granted usage rights.
Additional work such as extra revisions, last-minute modifications, format conversions, or additional versions will be billed at €90/hour.
Major scope changes require a new contract or additional fees.
4.2 Payment Schedule
Payments are due as specified in the invoice (e.g., 50% upfront, 50% on delivery).
Invoices are payable within 14 days. Late payments incur a 5% late fee per month.
The Designer reserves the right to suspend ongoing work or withhold final deliverables until full payment is received.
4.3 Project Delays & Cancellation Fees
If the Client causes delays, the Designer may charge a €720/day fee for holding project slots.
If the Client terminates the contract, the Designer is entitled to full compensation for work completed up to the termination date.
5. Liability & Indemnification
5.1 Limited Liability
The Designer’s liability is limited to intentional misconduct and gross negligence.
Liability for indirect damages, lost profits, or third-party claims is excluded.
5.2 Client-Indemnification
The Client guarantees ownership of all provided materials (e.g., logos, images, fonts) and indemnifies the Designer against any legal claims arising from their use.
5.3 No Guarantee of Exclusivity
The Designer does not guarantee exclusivity of a design unless an exclusivity fee is agreed upon.
The Designer may reuse unselected drafts, sketches, or concepts for other projects.
The Designer’s liability is limited to intentional misconduct and gross negligence.
Liability for indirect damages, lost profits, or third-party claims is excluded.
5.2 Client-Indemnification
The Client guarantees ownership of all provided materials (e.g., logos, images, fonts) and indemnifies the Designer against any legal claims arising from their use.
5.3 No Guarantee of Exclusivity
The Designer does not guarantee exclusivity of a design unless an exclusivity fee is agreed upon.
The Designer may reuse unselected drafts, sketches, or concepts for other projects.
6. Confidentiality & Data Protection
6.1 Confidentiality
Both parties agree to maintain the confidentiality of all business and trade secrets disclosed during the course of the project.
This obligation remains in effect even after the completion of the project.
6.2 Data Protection
The Designer commits to handling all personal data in compliance with GDPR regulations.
The Client consents to the processing of their data insofar as it is necessary for the fulfillment of the contract.
Both parties agree to maintain the confidentiality of all business and trade secrets disclosed during the course of the project.
This obligation remains in effect even after the completion of the project.
6.2 Data Protection
The Designer commits to handling all personal data in compliance with GDPR regulations.
The Client consents to the processing of their data insofar as it is necessary for the fulfillment of the contract.
7. Final Artwork & Deliverables
7.1 The Designer will provide the final artwork in the agreed formats (e.g., JPG, PNG, PDF).
7.2 Requests for additional formats, print-ready files, or variations may incur additional charges.
7.3 The Designer is not responsible for any printing errors, color discrepancies, or third-party production issues.
7.2 Requests for additional formats, print-ready files, or variations may incur additional charges.
7.3 The Designer is not responsible for any printing errors, color discrepancies, or third-party production issues.
8. Attribution & Portfolio Use
8.1 The Client must credit the Designer on final products (where feasible).
8.2 The Designer retains the right to use completed projects for self-promotion, including portfolios, social media, exhibitions, and case studies, indefinitely.
8.3 The Client may not retroactively revoke this right, unless agreed upon in writing.
8.2 The Designer retains the right to use completed projects for self-promotion, including portfolios, social media, exhibitions, and case studies, indefinitely.
8.3 The Client may not retroactively revoke this right, unless agreed upon in writing.
9. Client Responsibilities
9.1 The Client shall provide all necessary information, materials, and approvals in a timely manner.
9.2 Delays or additional work resulting from the Client’s failure to meet these obligations may result in additional fees.
9.3 The Client is responsible for ensuring that all provided content (e.g., images, text, logos) are legally cleared for use.
9.2 Delays or additional work resulting from the Client’s failure to meet these obligations may result in additional fees.
9.3 The Client is responsible for ensuring that all provided content (e.g., images, text, logos) are legally cleared for use.
10. Force Majeure (Unforeseen Events)
Neither party shall be liable for failure or delay due to circumstances beyond their control, including natural disasters, pandemics, government regulations, power failures, or strikes.
11. Non-Exclusivity & Governing Law
11.1 The Designer may work with competing businesses unless an exclusivity agreement is signed.
11.2 These terms are governed by the laws of the Federal Republic of Germany.
11.3 Any disputes shall be resolved in the Designer’s place of business.
11.2 These terms are governed by the laws of the Federal Republic of Germany.
11.3 Any disputes shall be resolved in the Designer’s place of business.
Allgemeine Geschäftsbedingungen – Design-Dienstleistungen
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) regeln alle Vereinbarungen zwischen Alina Holtmann („Designer“) und dem Kunden („Kunde“). Durch die Beauftragung des Designers erklärt sich der Kunde mit diesen Bedingungen einverstanden. Abweichende Bedingungen des Kunden werden ausdrücklich zurückgewiesen, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde. Diese AGB gelten für alle aktuellen und zukünftigen Vereinbarungen, auch wenn sie nicht explizit erwähnt werden.
Diese Bedingungen gelten für einmalige Projekte (z. B. Branding, Webdesign, Illustrationen usw.).
Sie umfassen Zahlungsbedingungen, geistiges Eigentum, Überarbeitungen, Stornierungsbedingungen, Haftung usw.
Sie dienen als Standardvertrag für alle Nicht-Abonnement-Kunden.
Diese Bedingungen gelten für einmalige Projekte (z. B. Branding, Webdesign, Illustrationen usw.).
Sie umfassen Zahlungsbedingungen, geistiges Eigentum, Überarbeitungen, Stornierungsbedingungen, Haftung usw.
Sie dienen als Standardvertrag für alle Nicht-Abonnement-Kunden.
1. Leistungsumfang
1.1 Der Designer erbringt Grafikdesign-, Webdesign-, Art-Direction- und Illustrationsdienstleistungen, wie im Projektvertrag oder Angebot festgelegt.
1.2 Der Designer behält sich innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs die volle künstlerische und kreative Freiheit vor. Anforderungen außerhalb dieses Rahmens bedürfen einer neuen Vereinbarung oder zusätzlicher Gebühren.
1.3 Der Kunde ist für die rechtliche Konformität der Arbeit (z. B. Markenrecht, Urheberrecht, Wettbewerbsrecht) und deren technische Umsetzbarkeit verantwortlich.
1.4 Der Designer kann Drittanbieter (z. B. Entwickler, Druckereien) nach vorheriger Absprache auf Kosten des Kunden beauftragen.
1.5 Der Designer übernimmt keine Garantie für den kommerziellen Erfolg oder die Effektivität der Markenbildung, des Marketings oder der Website des Kunden.
1.2 Der Designer behält sich innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs die volle künstlerische und kreative Freiheit vor. Anforderungen außerhalb dieses Rahmens bedürfen einer neuen Vereinbarung oder zusätzlicher Gebühren.
1.3 Der Kunde ist für die rechtliche Konformität der Arbeit (z. B. Markenrecht, Urheberrecht, Wettbewerbsrecht) und deren technische Umsetzbarkeit verantwortlich.
1.4 Der Designer kann Drittanbieter (z. B. Entwickler, Druckereien) nach vorheriger Absprache auf Kosten des Kunden beauftragen.
1.5 Der Designer übernimmt keine Garantie für den kommerziellen Erfolg oder die Effektivität der Markenbildung, des Marketings oder der Website des Kunden.
2. Überarbeitungen, Abnahme & Mängel
2.1 Der Kunde hat Anspruch auf 2 Korrekturrunden gemäß dem vereinbarten Projektumfang. Zusätzliche Überarbeitungen oder Änderungen werden mit 90 €/Stunde berechnet.
2.2 Der Kunde muss alle gelieferten Arbeiten innerhalb von 5 Werktagen prüfen und freigeben. Werden innerhalb dieser Frist keine Einwände erhoben, gilt das Werk als abgenommen.
2.3 Offensichtliche Mängel müssen innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung gemeldet werden, versteckte Mängel unmittelbar nach deren Entdeckung.
2.4 Eine Abnahme darf nicht aus rein künstlerischen Gründen oder aufgrund geringfügiger Abweichungen von den ursprünglichen Erwartungen verweigert werden.
2.2 Der Kunde muss alle gelieferten Arbeiten innerhalb von 5 Werktagen prüfen und freigeben. Werden innerhalb dieser Frist keine Einwände erhoben, gilt das Werk als abgenommen.
2.3 Offensichtliche Mängel müssen innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung gemeldet werden, versteckte Mängel unmittelbar nach deren Entdeckung.
2.4 Eine Abnahme darf nicht aus rein künstlerischen Gründen oder aufgrund geringfügiger Abweichungen von den ursprünglichen Erwartungen verweigert werden.
3. Geistiges Eigentum & Nutzungsrechte
Der Designer behält alle geistigen Eigentumsrechte, bis die vollständige Zahlung erfolgt ist.
Nach vollständiger Zahlung erhält der Kunde ein nicht-exklusives, beschränktes Nutzungsrecht gemäß der Vereinbarung.
3.2 Einschränkungen der Nutzung
Der Kunde darf das Werk ohne schriftliche Zustimmung nicht verändern, weiterverkaufen oder unterlizenzieren.
Offene Dateien und Quelldaten (z. B. AI, PSD, Figma-Dateien) sind nicht enthalten, es sei denn, dies wurde schriftlich vereinbart.
3.3 Lizenzierung von Illustrationen
Der Kunde erhält eine nicht-exklusive, nicht übertragbare Lizenz für den vereinbarten Zweck (z. B. Website, Kampagne, Printmaterialien).
Jede zusätzliche Nutzung (z. B. Weiterverkauf, Anpassung, Merchandise) erfordert eine separate Lizenzvereinbarung und zusätzliche Gebühren.
Der Designer behält sich das Recht vor, nicht verwendete Konzeptillustrationen zu verkaufen, zu lizenzieren oder wiederzuverwenden, sofern keine Exklusivitätsvereinbarung getroffen wurde.
3.4 Verantwortung des Kunden
Der Kunde ist verantwortlich dafür, dass die finalen Designs keine Rechte Dritter (z. B. Marken-, Urheberrechte) verletzen.
Der Designer führt keine rechtlichen Markenrecherchen durch und haftet nicht für damit verbundene Ansprüche.
4. Gebühren & Zahlungsbedingungen
4.1 Projektbasierte Gebühren
Die Gesamtgebühr umfasst die vereinbarten Designleistungen und die gewährten Nutzungsrechte.
Zusätzliche Arbeiten wie weitere Korrekturen, kurzfristige Änderungen, Formatkonvertierungen oder zusätzliche Versionen werden mit 90 €/Stunde berechnet.
Wesentliche Änderungen des Projektumfangs erfordern eine neue Vereinbarung oder zusätzliche Gebühren.
4.2 Zahlungsmodalitäten
Zahlungen sind gemäß der Rechnung fällig (z. B. 50 % im Voraus, 50 % bei Lieferung).
Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen zahlbar. Verspätete Zahlungen werden mit einer Verzugsgebühr von 5 % pro Monat belegt.
Der Designer behält sich das Recht vor, laufende Arbeiten auszusetzen oder finale Arbeiten zurückzuhalten, bis die vollständige Zahlung eingegangen ist.
4.3 Projektverzögerungen & Stornogebühren
Falls der Kunde das Projekt verzögert, kann der Designer eine Gebühr von 720 €/Tag für die Reservierung des Projektzeitraums erheben.
Falls der Kunde den Vertrag kündigt, hat der Designer Anspruch auf die vollständige Vergütung für bis zu diesem Zeitpunkt erbrachte Leistungen.
Die Gesamtgebühr umfasst die vereinbarten Designleistungen und die gewährten Nutzungsrechte.
Zusätzliche Arbeiten wie weitere Korrekturen, kurzfristige Änderungen, Formatkonvertierungen oder zusätzliche Versionen werden mit 90 €/Stunde berechnet.
Wesentliche Änderungen des Projektumfangs erfordern eine neue Vereinbarung oder zusätzliche Gebühren.
4.2 Zahlungsmodalitäten
Zahlungen sind gemäß der Rechnung fällig (z. B. 50 % im Voraus, 50 % bei Lieferung).
Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen zahlbar. Verspätete Zahlungen werden mit einer Verzugsgebühr von 5 % pro Monat belegt.
Der Designer behält sich das Recht vor, laufende Arbeiten auszusetzen oder finale Arbeiten zurückzuhalten, bis die vollständige Zahlung eingegangen ist.
4.3 Projektverzögerungen & Stornogebühren
Falls der Kunde das Projekt verzögert, kann der Designer eine Gebühr von 720 €/Tag für die Reservierung des Projektzeitraums erheben.
Falls der Kunde den Vertrag kündigt, hat der Designer Anspruch auf die vollständige Vergütung für bis zu diesem Zeitpunkt erbrachte Leistungen.
5. Haftung & Schadloshaltung
5.1 Begrenzte Haftung
Die Haftung des Designers ist auf vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten beschränkt.
Eine Haftung für indirekte Schäden, entgangene Gewinne oder Ansprüche Dritter ist ausgeschlossen.
5.2 Schadloshaltung durch den Kunden
Der Kunde garantiert, dass er über die Rechte an allen bereitgestellten Materialien (z. B. Logos, Bilder, Schriftarten) verfügt, und stellt den Designer von jeglichen rechtlichen Ansprüchen Dritter frei.
5.3 Keine Garantie auf Exklusivität
Der Designer garantiert keine Exklusivität eines Designs, es sei denn, eine Exklusivitätsgebühr wurde vereinbart.
Nicht ausgewählte Entwürfe, Skizzen oder Konzepte können für andere Projekte wiederverwendet werden.
Die Haftung des Designers ist auf vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten beschränkt.
Eine Haftung für indirekte Schäden, entgangene Gewinne oder Ansprüche Dritter ist ausgeschlossen.
5.2 Schadloshaltung durch den Kunden
Der Kunde garantiert, dass er über die Rechte an allen bereitgestellten Materialien (z. B. Logos, Bilder, Schriftarten) verfügt, und stellt den Designer von jeglichen rechtlichen Ansprüchen Dritter frei.
5.3 Keine Garantie auf Exklusivität
Der Designer garantiert keine Exklusivität eines Designs, es sei denn, eine Exklusivitätsgebühr wurde vereinbart.
Nicht ausgewählte Entwürfe, Skizzen oder Konzepte können für andere Projekte wiederverwendet werden.
6. Vertraulichkeit & Datenschutz
6.1 Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Projekts offenbarten Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Projektabschluss bestehen.
6.2 Der Designer verpflichtet sich zur Einhaltung der DSGVO und verarbeitet personenbezogene Daten nur zur Vertragserfüllung.
6.2 Der Designer verpflichtet sich zur Einhaltung der DSGVO und verarbeitet personenbezogene Daten nur zur Vertragserfüllung.
7. Finale Designs & Lieferung
7.1 Der Designer stellt die finalen Designs in den vereinbarten Formaten bereit (z. B. JPG, PNG, PDF).
7.2 Zusätzliche Formate, druckfertige Dateien oder Varianten können zusätzliche Gebühren verursachen.
7.3 Der Designer übernimmt keine Verantwortung für Druckfehler, Farbabweichungen oder Produktionsprobleme Dritter.
7.2 Zusätzliche Formate, druckfertige Dateien oder Varianten können zusätzliche Gebühren verursachen.
7.3 Der Designer übernimmt keine Verantwortung für Druckfehler, Farbabweichungen oder Produktionsprobleme Dritter.
8. Namensnennung & Portfolio-Nutzung
8.1 Der Kunde muss den Designer auf finalen Produkten (wenn machbar) nennen.
8.2 Der Designer darf abgeschlossene Projekte zu Selbstwerbezwecken (Portfolio, Social Media, Ausstellungen) zeitlich unbegrenzt nutzen.
8.3 Dieses Recht kann nicht rückwirkend widerrufen werden, es sei denn, es wurde schriftlich vereinbart.
8.2 Der Designer darf abgeschlossene Projekte zu Selbstwerbezwecken (Portfolio, Social Media, Ausstellungen) zeitlich unbegrenzt nutzen.
8.3 Dieses Recht kann nicht rückwirkend widerrufen werden, es sei denn, es wurde schriftlich vereinbart.
9. Pflichten des Kunden
9.1 Der Kunde stellt alle notwendigen Informationen, Materialien und Freigaben zeitnah bereit.
9.2 Verzögerungen oder zusätzliche Arbeiten aufgrund verspäteter Bereitstellungen können zusätzliche Kosten verursachen.
9.3 Der Kunde trägt die Verantwortung für die rechtliche Nutzung aller gelieferten Inhalte (z. B. Bilder, Texte, Logos).
9.2 Verzögerungen oder zusätzliche Arbeiten aufgrund verspäteter Bereitstellungen können zusätzliche Kosten verursachen.
9.3 Der Kunde trägt die Verantwortung für die rechtliche Nutzung aller gelieferten Inhalte (z. B. Bilder, Texte, Logos).
10. Höhere Gewalt (Unvorhersehbare Ereignisse)
Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Nichterfüllung aufgrund von unvorhersehbaren Ereignissen wie Naturkatastrophen, Pandemien, behördlichen Auflagen, Stromausfällen oder Streiks.
11. Nicht-Exklusivität & Anwendbares Recht
11.1 Der Designer kann mit konkurrierenden Unternehmen arbeiten, sofern keine Exklusivitätsvereinbarung besteht.
11.2 Diese Bedingungen unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
11.3 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist der Geschäftssitz des Designers.
11.2 Diese Bedingungen unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
11.3 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist der Geschäftssitz des Designers.